Case Study IVIA - Transformacja środowiska pracy z M365

CASE STUDY IVIA

IVIA Sp. z o.o. to renomowana firma projektowa, specjalizująca się w realizacji złożonych inwestycji infrastrukturalnych – od dróg, mostów i kolei po projekty związane z wodą, środowiskiem i energetyką. Zespół ponad 100 specjalistów pracujących w pięciu biurach w całej Polsce łączy inżynieryjną precyzję z innowacyjnym podejściem do projektowania. Firma aktywnie uczestniczy w międzynarodowych przedsięwzięciach – m.in. przy projektowaniu najdłuższego pozamiejskiego tunelu drogowego w Polsce – oraz wdraża nowoczesne narzędzia, takie jak BIM, by oferować klientom jeszcze większą wartość i efektywność.

Z uwagi na dynamiczny rozwój, wielozespołową strukturę oraz ścisłą współpracę z generalnymi wykonawcami w modelu „projektuj i buduj”, IVIA potrzebowała spójnego, nowoczesnego środowiska pracy umożliwiającego szybką i bezpieczną komunikację, współdzielenie dokumentacji oraz skuteczne zarządzanie projektami inżynieryjnymi. Odpowiedzią na te potrzeby było wdrożenie platformy Microsoft 365, zrealizowane przez zespół ekspertów Oktawave.

WYZWANIA

Przed wdrożeniem usług Microsoft 365 firma IVIA korzystała z rozproszonego rozwiązania pocztowego. Brak centralizacji w zarządzaniu komunikacją e-mail powodował trudności w utrzymaniu spójnej organizacji pracy, szczególnie w kontekście rozproszonych zespołów i współpracy z partnerami zewnętrznymi. Równocześnie firma zadecydowała o zmianie oprogramowania do zarządzania projektami. Dotychczasowy program zastąpiono Plannerem, z uwagi między innymi na możliwość działania i integracji w jednej platformie Microsoft.

Wdrożenie Microsoft Teams i Microsoft Planner miało na celu stworzenie jednej, spójnej platformy do komunikacji w czasie rzeczywistym, organizowania spotkań online oraz skutecznego planowania i śledzenia realizacji zadań projektowych. Kluczowym aspektem projektu była również migracja istniejącej korespondencji do Outlooka w ramach posiadanych licencji Microsoft 365. Pozwoliło to ujednolicić środowisko pracy i w pełni wykorzystać potencjał nowo wdrożonych narzędzi w ramach ekosystemu Microsoft.

ROZWIĄZANIA

Zespół Oktawave przeprowadził kompleksowe wdrożenie Microsoft 365, obejmujące konfigurację i uruchomienie najważniejszych usług: Exchange Online, SharePoint, Teams, OneDrive oraz innych aplikacji wchodzących w skład pakietu. Wdrożone rozwiązania zapewniły IVIA nowoczesne środowisko pracy, wspierające współpracę, komunikację i zarządzanie projektami niezależnie od lokalizacji pracowników.

Microsoft Teams umożliwił zespołom bieżący kontakt i prowadzenie spotkań online, a Microsoft Planner wprowadził większą przejrzystość w planowaniu i realizacji zadań projektowych. Migracja poczty do Outlooka w ramach Exchange Online zapewniła lepsze bezpieczeństwo, większą niezawodność i centralne zarządzanie korespondencją.

Proces wdrożenia był realizowany w bliskiej współpracy z zespołem IT klienta – zespół Oktawave prowadził regularne konsultacje, zapewniał szybkie wsparcie techniczne oraz dbał o płynne przejście do nowego środowiska. Po zakończeniu migracji pracownicy mogli skorzystać z godzin doradczych, warsztatów oraz szkoleń prowadzonych przez certyfikowanego trenera Microsoft, co pozwoliło im szybko odnaleźć się w nowym systemie i w pełni wykorzystać jego możliwości.

KORZYŚCI

Przejście na Exchange Online znacząco zwiększyło bezpieczeństwo i niezawodność komunikacji mailowej. Użytkownicy zyskali większą przestrzeń na dane i wygodny dostęp do dokumentów dzięki OneDrive i SharePoint, co usprawniło współpracę między biurami i zespołami projektowymi.

Nowe narzędzia – Teams i Planner – ułatwiły organizację pracy, poprawiły przepływ informacji i umożliwiły kierownictwu bieżące monitorowanie postępów projektów. Firma zyskała również spójne, centralnie zarządzane środowisko pracy, które wspiera realizację złożonych inwestycji infrastrukturalnych.

W kolejnych etapach IVIA planuje rozwijać swoje środowisko Microsoft 365 o zaawansowane rozwiązania z zakresu automatyzacji procesów, wykorzystując Power Apps i Power Automate. Pozwoli to na dalsze zwiększanie efektywności operacyjnej oraz wdrażanie innowacyjnych narzędzi wspierających codzienną pracę zespołów projektowych.

Współpraca z zespołem Oktawave przebiegła wzorowo. Profesjonalne podejście do wdrożenia Microsoft 365, otwarta komunikacja oraz elastyczność w dostosowywaniu rozwiązań do naszych potrzeb sprawiły, że całość procesu przebiegła sprawnie i bez zakłóceń. Dzięki temu mogliśmy szybko przejść na nowy system pracy, który dziś realnie wspiera nasze projekty inżynieryjne.

Andrzej Kula, Prezes Zarządu, IVIA Sp. z o.o.